Zmiany w zasadach zaliczenia stażu pracy – sektor prawny

Zmiany w zasadach zaliczania stażu pracy – sektor prywatny

(Dz.U. 2025 poz. 1423 | obowiązuje od 1 maja 2026 r.)

Szanowni Państwo,

informujemy, że od 1 maja 2026 r. wchodzą w życie nowe przepisy rozszerzające katalog aktywności zawodowych wliczanych do stażu pracy. Wynikają one z ustawy opublikowanej w Dz.U. 2025 poz. 1423 i mają zastosowanie do wszystkich pracodawców spoza sektora finansów publicznych.

Co się zmienia?

Do stażu pracy będą mogły zostać zaliczone także okresy:

• prowadzenia działalności gospodarczej,
• wykonywania pracy na umowach zlecenia, agencyjnych lub kontraktach menedżerskich,
• pracy zarobkowej za granicą,
• służby w formacjach mundurowych,
• członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych.

Nie będą zaliczane: umowy o dzieło, wolontariat, praktyki studenckie.

 Co to oznacza dla pracodawcy?

Po przedstawieniu przez pracownika odpowiednich dokumentów, należy:

• zaktualizować staż pracy – ogólny lub zakładowy,
• przyznać lub skorygować wymiar urlopu wypoczynkowego (np. 26 dni po 10 latach),
• uwzględnić prawo do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych (jeśli obowiązują),
• przeliczyć okres wypowiedzenia wynikający z art. 36 §1 KP,
• odpowiednio odnotować te zmiany w dokumentacji kadrowej.

Zmiany mogą wpłynąć na prawo do świadczeń i odpraw zależnych od stażu. 

Obowiązuje limit czasu: 24 miesiące na dostarczenie dokumentów przez pracownika.

Ma on 2 lata od wejścia przepisów na przedłożenie dokumentów – tj. do 30 kwietnia 2028 r.

Po tym terminie nieudokumentowane okresy nie będą już mogły być zaliczone.

Pracodawca nalicza zmiany od dnia przedłożenia przez pracownika dokumentów i nie przelicza okresów wstecz.

Co robi pracownik?

Aby doliczyć dodatkowe okresy do stażu, pracownik musi:

1. Złożyć wniosek do ZUS o zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom społecznym.
2. Przekazać dokument pracodawcy.
3. Zrobić to w ciągu 2 lat od wejścia przepisów – tj. do 30 kwietnia 2028 r.

Zaliczenie jest możliwe tylko na podstawie dokumentów. Brak zgłoszenia w terminie = brak możliwości późniejszego uwzględnienia.

Aby dany okres aktywności zawodowej został zaliczony do stażu pracy, pracownik musi go odpowiednio udokumentować. W zależności od rodzaju aktywności, wymagane będą różne dokumenty.

• W przypadku umów zlecenia, kontraktów B2B czy świadczenia usług, wymagane jest zaświadczenie z ZUS potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych za dany okres.
• Jeśli pracownik korzystał z „ulgi na start”, czyli prowadził działalność gospodarczą bez obowiązku składek społecznych, wystarczy zaświadczenie z ZUS potwierdzające objęcie ubezpieczeniem zdrowotnym.
• W przypadku pracy za granicą, potrzebne będzie potwierdzenie od zagranicznego podmiotu — może to być np. umowa, zaświadczenie od pracodawcy, instytucji ubezpieczeniowej lub podatkowej.
• Dla okresów pełnienia służby w Policji, Państwowej Straży Pożarnej i innych formacjach mundurowych, należy przedstawić świadectwo służby lub zaświadczenie z odpowiedniej jednostki.
• Dla umów zleceń zawartych ze studentami – dokument potwierdzający ten fakt, np. kopia umowy, potwierdzenia wypłaty lub zaświadczenie od zleceniodawcy.

Więcej informacji na ten temat, znajdą Państwo na oficjalnej stronie rządowej: Staż pracy na nowych zasadach – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Portal Gov.pl