Audyt sprawozdań finansowych – wymogi ustawowe, terminy, obowiązki badanych firm.  

Firmy, dla których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy powinny już mieć sporządzone sprawozdanie finansowe, a te firmy które podlegają badaniu przygotowują się do audytu albo są w jego trakcie lub go zakończyły. Poniżej przedstawimy podstawowe obowiązki związane z badaniem oraz składaniem sprawozdań finansowych do KRS.

Kiedy badanie sprawozdania finansowego jest obowiązkowe? 

Obowiązek badania sprawozdania finansowego (audytu) wynika z art. 64 ustawy o rachunkowości, który określa jakie podmioty podlegają obowiązkowi badania swoich sprawozdań finansowych oraz wskazuje terminy, w których te audyty należy przeprowadzić. Obowiązkowi badania swoich sprawozdań podlegają banki, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, instytucje finansowe i ubezpieczeniowe, spółki akcyjnych, bez żadnych warunków, sam status tych jednostek nakłada na nie obowiązek corocznego audytu rachunkowego. Inne podmioty podlegają obligatoryjnemu badaniu wówczas, gdy za poprzedni rok obrotowy spełniły 2 z 3 kryteriów wskazanych w ustawie o rachunkowości. Do sprawozdań finansowych za rok 2024 stosujemy następujące kryteria: zatrudnienie średnioroczne w przeliczeniu na pełne etaty przekracza 50 osób, suma aktywów przekraczała 2,5 mln euro,  przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów przekraczały 5 mln euro.

W dniu 1 stycznia 2025 r. weszła w życie ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ta wprowadziła między innymi nowe progi do badania sprawozdań finansowych dla pozostałych jednostek (przede wszystkim spółek z o.o., spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, cywilnych oraz przedsiębiorstw osób fizycznych), które w poprzedzającym roku obrotowym wynoszą odpowiednio:

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego – 3.125.000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy – 6.250.000 euro,
• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty – 50 osób.

Nowe progi mają zastosowanie po raz pierwszy do roku obrotowego rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2024 r. Spełnienie co najmniej 2 z powyższych warunków za 2024 rok obliguje jednostkę do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego za 2025 rok.

Kto przeprowadza audyt sprawozdań finansowych?

Podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych jest biegły rewident, który posiada stosowne uprawnienia określone w ustawie o biegłych rewidentach, m.in.  musi zdać szereg egzaminów, odbyć praktykę, aplikację, następnie musi zostać wpisany do rejestru biegłych rewidentów. Rejestr biegłych rewidentów prowadzi Krajowa Rada Biegłych Rewidentów , natomiast listę firm audytorskich prowadzi Polska Agencja Nadzoru Audytowego. Biegły rewident bada sprawozdanie finansowe w imieniu firmy audytorskiej wpisanej na listę firm audytorskich. 

Wyboru biegłego rewidenta dokonuje organ zatwierdzający sprawozdania finansowe jednostki, czyli zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza, czy też organ założycielski.  Pierwszą umowę trzeba podpisać na czas nie krótszy niż 2 lata z możliwością przedłużenia na kolejne lata. 

Termin przeprowadzenia obligatoryjnego audytu sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli w przypadku gdy firma kończy rok obrotowy 31 grudnia, to sprawozdanie musi zostać sporządzone do 31 marca. Sprawozdanie musi zostać sporządzone w tzw. formie ustrukturyzowanej, a więc jednolitej dla wszystkich podmiotów, które są zobowiązane do składania tego dokumentu. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może sporządzić sprawozdania finansowego w dowolnym formacie komputerowym. Sprawozdanie musi zostać stworzone w formacie XML, który umożliwia opisanie danych znacznikami i podpisane elektronicznie (w ramach  profilu zaufanego albo poprzez elektronicznie kwalifikowany podpis elektroniczny) przez kierownika jednostki oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego).

Podpisane sprawozdanie zostaje przekazane w formie elektronicznej biegłemu rewidentowi. Oczywiście żeby biegły mógł się wypowiedzieć czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości musi mieć zapewniony wgląd do ksiąg rachunkowych, mieć możliwość uczestniczenia w inwentaryzacji aktywów, dysponować oświadczeniem  prawników jednostki o toczących się sprawach sądowych itp. Ponadto księgowy jednostki musi dostarczyć audytorowi inne wymagane przez niego dokumenty, raporty, kluczowe umowy. Audyty mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie jednostki, w biurze rachunkowym, a obecnie audyty często przeprowadzane są w formie zdalnej. Dokumenty udostępniane są elektronicznie, często w technologii chmury komputerowej.

Po wykonaniu audytu biegły rewident wydaje sprawozdanie z badania wraz z opinią bez zastrzeżeń, lub z zastrzeżeniem, objaśnieniami, bądź opinię negatywną, a w sytuacji gdy ma ograniczony dostęp do dokumentów i nie jest w stanie stwierdzić czy sprawozdanie oddaje rzetelny obraz sytuacji finansowej firmy – odstępuje od wydania opinii.

Sprawozdanie finansowe, musi zostać zatwierdzone najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego przez organ dokonujący wyboru biegłego rewidenta. Jeśli rok obrotowy przedsiębiorstwa pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to należy zatwierdzić dokument najpóźniej 30 czerwca.

Od 1 października 2018 roku, sprawozdania finansowe można składać do KRS wyłącznie drogą elektroniczną. Sprawozdanie finansowe najprościej i najszybciej wysłać za pośrednictwem systemu S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/). Oczywiście wcześniej należy zarejestrować dany podmiot w tym systemie i utworzyć dla niego konto. Po zalogowaniu się należy kliknąć pole „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, następnie „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” oraz „Dodaj zgłoszenie”. System poprosi o wpisanie numeru KRS podmiotu, który składa sprawozdanie i następnie samodzielnie ściągnie informacje o przedsiębiorstwie. Kolejnym krokiem jest nazwanie zgłoszenia (np. „Sprawozdanie finansowe za 2024”). We wskazanym polu trzeba uzupełnić daty, których dotyczy dane zgłoszenie, oraz wybrać rodzaj zgłoszenia – „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”. Następnie należy dołączyć wszystkie wymagane dokumenty, a więc

• Sprawozdanie finansowe w formacie XML
• Sprawozdanie biegłego rewidenta
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
• Uchwała o podziale zysku

Ostatnim etapem jest zapisanie zgłoszenia poprzez kliknięcie opcji „Zapisz” i jego zweryfikowanie poprzez kliknięcie opcji „Weryfikuj”. System samodzielnie udostępni listę osób, które mogą podpisać i wysłać zgłoszenie do RDF, wraz z ich numerami PESEL. Użytkownik może wybrać siebie jako osobę podpisującą zgłoszenie albo przekazać ją innej osobie po wskazaniu jej adresu e-mail. Złożenie dokumentów bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych zgodnie z powyższą instrukcją jest całkowicie bezpłatne.

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS w terminie bądź niezachowanie jego obowiązkowej formy elektronicznej grozi grzywna (od 10 do 720 stawek dziennych), kara ograniczenia wolności (od 1 miesiąca do 2 lat), postępowanie przymuszające, rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS, ustanowienie kuratora. Ukarany może zostać kierownik jednostki, tj. osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu (wspólnik spółki osobowej albo członek zarządu spółki kapitałowej). W praktyce KRS w pierwszej kolejności informuje kierownictwo przedsiębiorstwa o niedopełnieniu obowiązku przesłania sprawozdania finansowego i wyznacza dodatkowy termin na spełnienie tej powinności (z reguły wynosi on 1 tydzień lub 2 tygodnie, licząc od chwili odebrania wezwania z sądu).