Kasy fiskalne on-line

25 kwietnia 2020 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Dz. U.  2020 poz. 732). Na skutek nowelizacji przepisów podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Tym samym paragony elektroniczne zostały prawnie zrównane z paragonami papierowymi. A w przypadku gdy rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić e-paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej. Poniżej szczegółowo omawiamy zasady używania kas on line oraz nowelizację przepisów w tym zakresie.  

Przypominamy, że od 1 maja 2019 r. podatnicy zobowiązani do używania kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących: kas online. Urządzenia te umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten będzie odbierał i gromadził dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji.

Możliwość stosowania kas on-line oznacza, że nie nakłada się obowiązku wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących na kasy on-line (z wyjątkiem niektórych branż wskazanych przez resort finansów jako szczególnie narażone na nieprawidłowości). 

Obowiązkiem używania kas on-line od 1 stycznia 2020 została objęta branża paliwowa (sprzedaż paliw), usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji. W Ministerstwie Finansów trwają prace nad szczegółami rozporządzenia dotyczącego odroczenia terminu wejścia w życie kas online dla branży gastronomicznej, hotelarskiej, które to miały zostać objęte obowiązkiem stosowania kas on-line od 1 lipca 2020 r.

Zasady używania kas on-line

Kasy on-line mogą być używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze. 

Wdrożenie systemu kas online nie wymaga

• zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące online będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas). Fiskalizacja  i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie. 
• drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie będzie zobowiązany do drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie  w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej  fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej  w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej.

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego.  W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia  z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru.   

Podczas procesu instalacji i fiskalizacji kasy wymagana jest obecność serwisanta, który skonfiguruje i prawidłowo nawiąże połączenie z CRK. Podatnik może w późniejszym terminie zmienić użytkowane połączenie, wymagana jest jednak jego odpowiednia konfiguracja do zapewnienia prawidłowej i stałej łączności z CRK. W przypadku pojawienia się wątpliwości podatnik może zwrócić się z zapytaniem do serwisu obsługującego jego kasę.

Kasa online podczas swojej pracy nie sygnalizuje stanu transmisji danych z CRK, natomiast  w przypadku jej braku zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Po ponownym uzyskaniu łączności kasa przesyła do CRK informację o ilości nieudanych prób nawiązania połączenia.

Przepisy dopuszczają możliwość używania przez podatników kas rejestrujących online do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, aby zostały one nabyte przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy  o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia. Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania podatnikowi informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

W przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

• wystawia raport fiskalny dobowy; 
• niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta,  przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia; 
• składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
• sporządza i składa, wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy  i odpowiednimi raportami, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru.

W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych  z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

W przypadku zakończenia używania kasy on-line, gdy stwierdzono brak możliwości odczytu pamięci fiskalnej, podatnik sporządza i składa do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru, w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. W przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy  w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy on-line wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

Nowe rozwiązania (e-paragony)

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

W sytuacji, gdy podatnik na życzenie klienta wyda mu e-paragon, jest zwolniony z obowiązku wydruku paragonu fiskalnego dla tego klienta.

Stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym od 25 kwietnia br.), paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść (do 24 kwietnia w sposób czytelny), umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Doprecyzowanio, że podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kasy online wystawiają: paragony fiskalne (faktury) i paragony fiskalne anulowane (faktury anulowane) w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, w przypadku formy elektronicznej, w sposób uzgodniony z klientem.

Tym samym paragony elektroniczne zostały prawnie zrównane z paragonami papierowymi. Dopuszczono także wyłącznie elektroniczną formę przechowywania raportów fiskalnych.

Rozporządzenie nie precyzuje w jaki sposób należy przekazać e-paragon, ale można założyć, że przedsiębiorcy będą mieli do wyboru dwa sposoby – przesłanie potwierdzenia na e-maila lub za pośrednictwem SMS-a. W przypadku usługodawców posiadających własną aplikację mobilną paragon będzie mógł być przekazany również za jej pośrednictwem.

Zmienił się także zakres obowiązków podatnika prowadzącego ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Istota zmian sprowadza się do formalnego uregulowania kwestii wydawania i wystawiania z kasy online paragonów elektronicznych i faktur elektronicznych. Dodany został także obowiązek sprawdzenia poprawności wystawianego dokumentu (tj. paragonu fiskalnego lub faktury, tak w postaci papierowej, jak i elektronicznej) przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji.

Doprecyzowane zostały zasady przeszkolenia pracowników z zasad obsługi kas rejestrujących. podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji. Zapoznanie tych osób powinno objąć – obok podstawowych zasad prowadzenia ewidencji oraz wystawiania paragonu fiskalnego – także zasady wydania paragonu fiskalnego.

Od 25 kwietnia br. zmieniły się załączniki określające wzory:

– wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych,

– zgłoszenie/aktualizacja zgłoszenia danych dotyczących kasy przez podatnika,

– protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej,

– wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas,

– zgłoszenie/aktualizacja zgłoszenia danych dotyczących kasy przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis.

Na podstawie § 2 rozporządzenie ministra finansów z 21 kwietnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących, do spraw wszczętych i niezakończonych przed 25 kwietnia br. w zakresie czynności wykonywanych przy użyciu ww. dokumentów, stosuje się dotychczasowe wzory.

Ponadto należy wskazać, iż pozostałe obowiązki związane z używaniem wszystkich rodzajów kas zasadniczo się nie zmieniły. Podatnicy w szczególności:

• wydają paragon fiskalny nabywcy;
• zgłaszają każdą nieprawidłowość w pracy kasy do serwisu;
• poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu;

W przypadku nie poddania kasy w obowiązującym terminie przeglądowi technicznemu, naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT)

• muszą zakończyć używanie kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy;
• w przypadku kas on-line: zapewniają połączenie umożliwiające przesłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas

Mając na uwadze problemy związane z brakiem zasięgu sieci komórkowych, brakiem operatorów świadczących na danym obszarze kraju usługi w zakresie zapewnienia dostępu do sieci telekomunikacyjnej, zaproponowano rozwiązanie umożliwiające w tego typu sytuacjach zmianę sposobu realizacji przez podatników obowiązków nałożonych przez ustawodawcę.

W takiej sytuacji, gdy podatnik:

• czasowo nie ma możliwości uzyskać połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas obowiązek ten spełnia niezwłocznie po ustaniu  przejściowej przyczyny i jednocześnie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej online,
• trwale nie ma możliwości uzyskać połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej online i jedocześnie jest zobowiązany do uzyskania zgody naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych. O zgodę taką podatnik będzie mógł występować zarówno przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jak również w przypadku zmiany warunków dostępu do sieci już w trakcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas. 

Wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych podatnik składa według ustalonego wzoru.

Do pozostałych obowiązków podatnika prowadzącego sprzedaż z zastosowaniem kasy fiskalnej należy: 

• wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (z zastrzeżeniem przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które  w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, opisanego szczegółowo w wyjaśnieniach dotyczących paragonu fiskalnego);
• w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
• w gotówce – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego najpóźniej z chwilą jej otrzymania; praktycznie klient powinien otrzymywać paragon fiskalny równocześnie z dokonaniem zapłaty (klient dokonuje zapłaty i od razu otrzymuje od sprzedawcy paragon),
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania; 
• wystawianie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym; 
• wystawianie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;  w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);
• przypisywanie oznaczenia literowego od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, według nowych wymogów, tj.  w następujący sposób: literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%, literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%, literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%, literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%, literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku, literze „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

Serwisowanie kas on-line

Podatnik używający kas (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) jest obowiązany do wyboru oraz korzystania z usług podmiotu prowadzącego serwis, widniejącego w wykazie serwisantów, który jest opublikowany i niezwłocznie aktualizowany. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi, na stronie BIP MF, w postaci elektronicznej, wykaz serwisantów, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów), a wykaz serwisantów jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wykaz zawiera dla konkretnego serwisanta numer jego identyfikatora oraz listę typów kas, do których posiada uprawnienia  wraz z datą (przy każdym typie) ważności uprawnienia dla tego typu kasy.

Podatnik może dokonać bez uprzednio uzyskanej zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. Jest natomiast zobowiązany o tej zmianie zawiadomić podmiot prowadzący serwis główny w ciągu 5 dni od jej dokonania. Nie ma natomiast obowiązku powiadamiania  o zmianie naczelnika urzędu skarbowego. Dokonując wyboru podmiotu prowadzącego serwis kas należy sprawdzić, czy serwisant z tego (nowego) podmiotu znajduje się w ww. wykazie.

Serwisant wykonuje przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od momentu zgłoszenia. Serwisant ma obowiązek dodatkowo, podczas obowiązkowego przeglądu, sprawdzić poprawność ustawień zegara kasy.

Przegląd techniczny jest odnotowywany w książce kasy oraz zarejestrowany jako zdarzenie  w pamięci fiskalnej – w przypadku kas online. Do książki kasy dołącza się zalecania pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu.

Podmioty prowadzące serwis kas, zobowiązane są składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykaz wykonanych przeglądów technicznych w kasach  z kopią papierową i z kopią elektroniczną w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Wykaz zawiera imię i nazwisko lub nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu prowadzącego serwis i podatnika, numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy rejestrującej oraz datę dokonania przeglądu.