E-doręczenia – harmonogram wdrażania dla jednostek niepublicznych.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to usługa umożliwiająca bezpieczne i prawnie skuteczne przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną, która zapewnia potwierdzenie nadania oraz odbioru wiadomości. E-doręczenia są odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego, przy czym gwarantują szybkość oraz bezpieczeństwo wymiany dokumentów.

Harmonogram wdrażania e-doręczeń

Obowiązki związane z e-doręczeniami wchodzą w życie etapami, a terminy różnią się w zależności od rodzaju podmiotu.

1. Przedsiębiorcy rejestrujący działalność po 1 stycznia 2025 r.
   • Działalności gospodarcze rejestrowane w CEIDG – Osoby zakładające jednoosobową działalność gospodarczą od 1 stycznia 2025 r. będą zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń już na etapie rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
   • Spółki rejestrowane w KRS – Nowe spółki wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego po 1 stycznia 2025 r. również muszą posiadać adres do e-doręczeń już na etapie rejestracji.
2. Przedsiębiorcy zarejestrowani przed 1 stycznia 2025 r.
   • Spółki wpisane do KRS – Podmioty zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 r. będą musiały wdrożyć e-doręczenia do 1 kwietnia 2025 r.
   • Działalności gospodarcze z CEIDG – Firmy prowadzone na podstawie wpisu w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą wdrożyć e-doręczenia do 1 października 2026 r.
3. Przedsiębiorcy dokonujący zmian w rejestrach po 30 czerwca 2025 r.
   • Przedsiębiorcy z CEIDG, którzy będą składać wnioski o zmianę wpisu od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r., również będą musieli podać dane niezbędne do utworzenia adresu do e-doręczeń.

Jak założyć adres do e-doręczeń?

Aby skorzystać z e-doręczeń, przedsiębiorcy muszą:

• Złożyć wniosek o założenie skrzynki e-doręczeń za pośrednictwem portalu Gov.pl.
• Otrzymać unikalny adres do e-doręczeń przypisany do podmiotu lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
• Aktywować skrzynkę, aby była gotowa do odbioru i nadawania korespondencji urzędowej.

Korzyści z wdrożenia e-doręczeń

Skrócenie czasu komunikacji z urzędami – Dokumenty będą dostarczane niemal natychmiast.

• Większe bezpieczeństwo – System e-doręczeń zapewnia szyfrowanie oraz potwierdzenie nadania i odbioru wiadomości.
• Oszczędność czasu i kosztów – Brak konieczności wysyłania listów poleconych w formie papierowej.
• Pewność doręczenia – System automatycznie potwierdza fakt dostarczenia wiadomości.

Podsumowanie

Wdrożenie e-doręczeń stanowi krok milowy w cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie zapoznać się z nowymi obowiązkami oraz terminami, aby uniknąć problemów prawnych wynikających z braku wdrożenia e-doręczeń w odpowiednim czasie.

#EcovisPoland #Ecovis #edoręczenia